Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Чем отличаются 2-НДФЛ, 3-НДФЛ, 4-НДФЛ друг от друга». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма 2-НДФЛ отображает доходы физического лица за отчётный период, а также удержанный и уплаченный с них налог. Обычно эта справка содержит информацию за весь год. Но не всегда. Ведь сотрудник мог проработать и несколько месяцев.
Что делать, если работодатель отказывается выдать справку
Редко, но все же бывают ситуации, когда работодатель отказывается выдать увольняемому сотруднику справку 2-НДФЛ. Чаще всего, по причине того, что на предприятии есть проблемы с ведением налогового учета. В таком случае работнику потребуется соблюсти все нормы закона для того, чтобы добиться своего.
Придется написать заявление в письменной форме и направить его в адрес работодателя. Предпочтительно отправлять такое заявление ценным письмом — тогда на руках останется опись вложения с отметкой почтового оператора. Если в течение установленного срока (три дня с момента получения заявления работодателем) справка так и не будет предоставлена, можно обращаться напрямую в трудовую инспекцию с жалобой на бездействие должностных лиц предприятия.
О том, к чему может привести невыдача работнику справки, читайте в материале «Не выдали сотруднику справку 2-НДФЛ? Ждите судебное разбирательство».
Эту бумагу выдает налоговый агент, функции которого может, к примеру, выполнять работодатель. Тут приводится зарплата и прочие начисления от работодателя за конкретный временной период. Также в этом документе приводятся удержанные налоги. Эта бумага заполняется бухгалтерией компании и предоставляется в любое время. Это делается по требованию работника.
Информация о доходах и выплаченных налогах требуется для получения кредита. Банки и прочие учреждения просят о предоставлении оригинала справки для подтверждения того, что заемщик финансово обеспечен. Также этот документ требуется приложить к пакету бумаг для налоговой организации в случае оформления вычета через ФНС. В этом кроется отличие вариантов оформления льготы. При получении вычета через работодателя 2-НДФЛ не требуется.
Порядок расчета налога
НДФЛ исчисляется в процентах от совокупного дохода физических лиц, иногда за вычетом документально подтвержденных расходов.
Налоговая база по НДФЛ. В налоговую базу по НДФЛ включают доходы в денежной или натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды, например, с займов от работодателя под низкий процент. Доходы, которые не облагаются НДФЛ, в налоговую базу не входят.
Для разных видов доходов в налоговом кодексе предусмотрены разные налоговые ставки. Поэтому налоговая база рассчитывается отдельно по каждому виду доходов, к которому применяется одинаковая ставка. Например, отдельно считают с доходов от фриланса и отдельно — с выигрышей в рекламную лотерею.
По доходам, которые облагаются по ставке НДФЛ 13%, можно воспользоваться налоговыми вычетами. Это суммы, которые уменьшают налоговую базу.
Плательщики НДФЛ — физические лица. Для целей налогообложения — определения налоговой ставки — их делят на две группы:
Налоговые резиденты — это лица, которые фактически находятся в России не менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд. Те, кто находится в стране менее 183 дней, — налоговые нерезиденты. Гражданство значения не имеет.
Налоговые ставки НДФЛ для резидентов. Большинство доходов резидентов облагается по ставке НДФЛ 13%: зарплата, вознаграждения по гражданско-правовым договорам, доходы от продажи имущества, а также с января 2015 года — дивиденды. Если доходы от зарплаты и вознаграждения по гражданско-правовым договорам за год превысили 5 млн рублей, то сумма до 5 млн включительно облагается по ставке 13%, а свыше — по ставке 15%.
Ставка НДФЛ 35% — максимальная для резидентов. Она применяется к доходам в виде:
НДФЛ по ставке 35% рассчитывают по каждой выплате отдельно, вычеты не применяют.
Налоговые ставки НДФЛ для нерезидентов. Нерезиденты платят НДФЛ по большей ставке — 30% по общему правилу.
Налог нерезиденты платят только с доходов от источников в РФ, которые не освобождены от налогообложения. С алиментов и пособий, кроме больничного, НДФЛ не уплачивается.
Иногда ставка НДФЛ для нерезидентов меньше 30%: например, нерезиденты платят 15% с дивидендов, полученных от российских компаний.
НДФЛ 13% со своих доходов платят нерезиденты:
Основные сходства и различия документов
Получается, что справка 2-НДФЛ только подтверждает информацию о доходах и налоге у конкретного работодателя, то декларация 3-НДФЛ – это отчетность налогоплательщика о всех полученных доходах и рассчитанном налоге. Из отчетности следуют обязательства по уплате или возможному возврату переплаченного налога.
Справку 2-НДФЛ можно взять у работодателя в любое время. Декларация 3-НДФЛ заполняется только за целый календарный год. В случае получения дохода от продажи имущества необходимо сдать 3-НДФЛ до 30 апреля следующего года и заплатить налог. Для возврата уплаченного налога декларацию можно подавать в любое время, но только за прошлый год.
3НДФЛ – форма налоговой отчетности, которую заполняет сам налогоплательщик. Она может быть, как добровольной, так и обязательной. Добровольно подается в тех случаях, когда у налогоплательщика есть личный интерес, например – желание получить налоговый вычет за обучение, недвижимость и многое другое, а также для получения льгот. В обязательном порядке 3НФДЛ подается тогда, когда налогоплательщик получает доход, например – продает квартиру или машину.
Если был получен доход, а декларация была не подана в срок – ФНС может наложить штраф на налогоплательщика.
Несмотря на то что оба вида отчетности посвящены одному виду налога, разница между ними может быть большой. Итак, 2НДФЛ и 3НДФЛ ― чем отличаются представленные формы:
Назначение. 2-НДФЛ носит информативный характер, сообщает о подробном уровне дохода и удержаний. Налог на момент подачи справок уже должен быть, как правило, уплачен. Если же по каким-то причинам этого не произошло, этот факт фиксируется в документе. По результатам сведений, представленных в 3-НДФЛ, необходимо будет перечислить в бюджет задолженность или подать заявление на возврат излишне уплаченной суммы. Но иногда предоставление декларации не влечет за собой обязанности по дальнейшему перечислению. Речь идет о случаях, когда величина налоговых вычетов и затрат не позволила получить налогооблагаемую сумму.
Форма отчетности. 2-НДФЛ представлены в виде справок. Информация по каждому плательщику представлена на 1 листе. 3-НДФЛ ― это полноценная налоговая декларация с необходимым количеством листов, в том числе и титульным.
Отличие между отчетностями заключается и в том, кто сдает. Справки 2-НДФЛ составляются работодателями. Сведения передаются в ФНС или сотрудникам по их требованию. Формировать декларацию 3-НДФЛ необходимо уже самим физическим лицам ― плательщикам налога.
Заполнение налоговой декларации – крайне ответственное дело и требует определенных знаний. Разумеется, при желании и достаточно уделенном времени разобраться в этом можно самостоятельно, но как показывает практика – сотрудники ФНС все равно потребуют переделать не раз и не два. Именно по этой причине все большим спросом пользуются компании, специализирующиеся на заполнении документации, так как позволяют за весьма скромные суммы сэкономить массу нервов и времени.
Кто и когда обязан уплачивать НДФЛ самостоятельно
ИП (индивидуальные предприниматели), должны выплачивать налог за себя и за нанятых работников (в этом случае ИП становится налоговым агентом по отношению к своему сотруднику);
Физ.лица, зарабатывающие частной практикой. К таковым относятся нотариусы, адвокаты;
Физ.лица, продавшие имущество, принадлежащее им по праву собственности. Это касается жилья, находившегося в собственности лица менее 5 лет, и прочего недвижимого имущества (гаражи, нежилая недвижимость), право владения которым наступило меньше 3 лет назад;
Физ.лица, сдающие свое имущество в аренду юридическим лицам или в наем физическим лицам. При этом не принципиально, в каком государстве находится сдаваемое имущество;
Физ.лица, получившие доход в форме подарка (но не от близких родственников)
Важно, что подарок должен быть официально оформлен, т. е
составлен и подписан договор дарения;
Физ.лица, получившие денежное вознаграждение от других физических или юридических лиц (при условии, что те не выступают налоговыми агентами). Например, если преподаватель дает частные уроки за плату и об этом оформлен документ (договор или соглашение), то он обязан уплатить налог;
Физ.лица, получившие выигрыш в результате проведения легальных денежных или вещевых лотерей. Некоторые устроители лотерей являются налоговыми агентами на фиксированную сумму выигрыша, за выигрыш свыше счастливчик должен уплатить налог самостоятельно. Например, так поступили устроители лотереи в сети магазинов «Пятерочка» при проведении новогодней лотерейной акции 2018 – 2019 года. Другие же устроители лотерей обязанность по уплате подоходного налога полностью возлагают на лицо, получившее выигрыш. Налогом в 35 % облагается сумма выигрыша, превышающая 4 тыс. руб.;
физ.лица, получающие денежные отчисления от авторских прав за объекты авторского права (изобретения, художественные произведения и т. д.) в качестве наследников;
Физ.лица, чей доход (в форме процентов) от депозитного вклада в банк превысил процентную ставку Центробанка (ЦБ), увеличенную на 5 % при вкладе в рублях и увеличенную на 9 % при вкладе в иностранной валюте.Это значит, что если вы, допустим, 1 декабря 2018 года положили на депозитный счет 50 тыс. руб. под 13 % годовых, ключевая ставка ЦБ в этот момент была 7,5 %, то вы должны будете после получения процентов (дохода), заплатить подоходный налог. Базой налогообложения будет являться разница в сумме между 13 % и (7,5 % + 5 %), т. е. между 13 % и 12,5 % (0,5 %). В нашем примере это 0,5 % от 50 тыс. руб., что составляет 250 руб. НДФЛ по депозитным вкладам составляет 35 %. Таким образом, вы должны будете уплатить налог = 87,5 руб. (35 % от 250 руб.).
Чем отличаются использование и сведения 2-НДФЛ от 3-НДФЛ
Заемные средства обладают такими преимуществами, как возможность получения большой суммы денег в минимальный срок, а также позволяет произвести покупку крупных вещей, например, автомобиля или недвижимости. Потребительские кредиты гораздо проще оформить.
Получение кредита предусматривает выполнение обязательств в установленный срок от заемщика. Если кредитором является банк, то он при выдаче средств полагается на депозиты третьих лиц и всячески старается снизить риски. Банк требует от заемщика большое количество документов и одним из таких документов является 2-НДФЛ.
Справка 2-НДФЛ была принята в 2006 году и предоставляется в Инспекцию Федеральной Налоговой Службы, выдаваемая заявителю по его требованию. Такая форма является самым удобным способом для подтверждения обеспеченности гражданина. Если документ не удастся получить, то повышается риск просрочки платежа.
Любой банк для подтверждения платежеспособности вправе попросить любой другой документ о доходах. Таким документом может быть выписка расчетного счета в банке или свидетельство о регистрации прав на имущество, а также любая информация, которая подтверждает, что заемщик в состоянии выплатить кредит.
Помимо 2-НДФЛ, существует так же и 3-НДФЛ – декларация о доходах физического лица. Несмотря на то, что их направленность имеет практически один и тот же характер, различий между ними довольно много.
Первым из них является то, что эта декларация подается в налоговый орган для того, чтобы исчислить налог на полученный доход. Иными словами, справка является документом, имеющим последующие обязательства, а декларация подразумевает отчетность гражданина перед государством.
Вторым различием является то, что справка может быть предъявлена заявителю в абсолютно любое время. Декларация подается до тридцатого апреля года, который последует за отчетным.
Третье отличие — перечень случаев, закрепленных законом, при которых необходимо подавать декларацию. Форма 3-НДФЛ подается при продаже имущества, получении доходов из-за границы, адвокатской деятельности или при получении налоговых отчетов по приобретении имущества, а также при обучении и лечении.
Важно знать, что при оформлении ипотеки Вы будете обязаны представить справку 2-НДФЛ. Поэтому для удобства следует заранее ее приготовить для подачи. Что касается 3-НДФЛ, то при оформлении она не потребуется, но в случае получения налогового вычета она является обязательной для подачи. Физическое лицо несет ответственность за достоверность сведений в декларации и за просрочку подачи документа.
Также подать налоговую декларацию нужно до 30 апреля, а произвести оплату налогов до 15 июля. Если подача декларации была произведена с целью получения налогового вычета, то это стоит произвести в более поздний срок, а лучше на следующий год. Документы сдаются как электронной форме, так и представляются сотрудникам ФНС лично в руки.
Сравнение заполнения и подачи
Чем отличается 2-НДФЛ от 3-НДФЛ:
| Показатель | 2-НДФЛ | 3-НДФЛ |
| Название документа | Справка | Декларация |
| Составитель | Работодатель | Физическое лицо |
| Порядок | Один лист | Несколько страниц |
| Куда подавать | ИФНС, суд, банк или другому работодателю | ИФНС |
| Назначение | Подтверждение доходов | Отчет о доходах |
| Подписи | Руководитель (главбух) | Составитель (физическое лицо) |
| Срок действия | Без срока | |
| Печать | Нужна обязательно | Не запрашивается |
| Штраф, налагаемый за просрочку сдачи | 200 рублей за один бланк | От 1000 рублей |
Для того, чтобы отчитаться по доходам всех сотрудников фирмы у организации есть время до 1 апреля последующего года. Для подачи справки с признаком «2» есть время до 1 марта последующего года. Составление производится по тем лицам, которые получают заработок, не подлежащий удержанию налога.
Всегда ли банки требуют справку
Нет, банки не всегда просят предоставить справку по форме 2-НДФЛ. Обычно документ нужен, если человек берет кредит большого размера или на долгий срок. Это ипотека, автокредит, крупный потребительский кредит. Чем меньше размер и срок кредитования, тем меньше документов потребует банк. Дело в том, что выдача больших сумм — в той или иной степени риск для кредитора. Практически любой банк стремится минимизировать этот риск: для этого нужны проценты и подтверждение дохода, а также обязательная страховка заемщика. Если же Вы берете кредит небольшого размера или обращаетесь к услугам экспресс-кредитования, никаких сведений о доходах от Вас, вероятнее всего, не потребуют.
- 3-НДФЛ – это налоговая декларация, которая имеет установленную законодательством форму.
- НД сдается в инспекцию по налогам и сборам в 2 случаях: 1) если появился какой-то другой доход, кроме как от основной работы, или 2) для того, чтобы воспользоваться налоговым вычетом.
- К доходам, которые нужно декларировать, относятся, например, поступления денег от продажи или сдачи имущества в аренду, от выигрышей и призов, от полученных в результате преподавательской, консультационной деятельности доходов, от вознаграждений и авторских гонораров, и др.
- Обязанность сдачи декларации 3 НДФЛ лежит на индивидуальных предпринимателях на ОСН, адвокатах, нотариусах и других лицах, ведущих частную практику, фермерах, а также всех физ.лиц, кто имел доход, отличный от заработной платы на основном месте работы.
- Не все полученные доходы нужно декларировать: например, это не касается продажи имущества, которое находилось в собственности более 3 лет, подарков от близких родственников, выигрышей и призов стоимостью меньше 4 тысяч рублей и др.
- Обязательная НД по налогу на доходы физических лиц за отчетный год сдается до 30 апреля следующего года.
- Претендуя на налоговый вычет, с помощью декларации 3 НДФЛ можно оформить возврат налога. По срокам сдачи здесь практически нет ограничений.
- Существуют различные виды налоговых вычетов: стандартный, социальный, имущественный, инвестиционный, профессиональный и др.
- К декларации нужно приложить пакет сопроводительных документов: договора, справку 2 НДФЛ, лицензии учреждений, чеки и квитанции о произведенных расходах.
- Сдавать форму 3 НДФЛ можно в бумажном или электронном варианте, через интернет, либо лично или отправив почтой.
- Если есть обязанность подать декларацию, за несдачу или несвоевременное представление отчетности грозит ответственность в виде штрафа.
При подготовке отчетности для фискального органа 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, в чем разница между указанными в двух документах сведениями, позволит корректно заполнить требуемые декларации. Вопрос расхождения заключается в разном значении суммарных удержаний по доходам, отраженным в отчетных документах по НДФЛ по причине того, что часть отчислений из фонда заработной платы в одном отчете отражается в отчетном году, а в другом налоговом отчете – сумма перетекает в новый отчетный период.
Налоговое законодательство разъясняет особенности каждого из отчетов и нюансы по возможным расхождениям, согласовав правила заполнения и расчета несколькими предписаниями. Так, например, отдельным письмом фискального органа, выпущенным в 2016 г., установлено, в чем должны сойтись 2-НДФЛ и 6-НДФЛ и указываются соотношения, позволяющие проверить показатели по налоговым отчислениям двух видов отчетностей.
Этот документ:
-
стандартная форма отчетности предприятия-налогового агента перед ФНС о выплаченной сотруднику зарплате / предоставленных налоговых вычетах / удержанном налоге;
-
удостоверяет доходы, полученные налогоплательщиком, оформляется работодателем, деканатом, на бирже труда (в зависимости от категории требователя).
Бланк справки 2-НДФЛ содержит разделы:
-
информацию о работодателе (реквизиты, наименование);
-
данные о налогоплательщике;
-
месячный доход, облагаемый по ставке 13 %;
-
налоговые вычеты с кодами (социальные, стандартные, имущественные);
-
расчет по сумме доходов, полагающихся вычетов и удержанных налогов.
Налоговым агентам документ нужен как подтверждение исполнения обязательств по удержанию и перечислению НДФЛ в налоговые органы за персонал, который числится в штате.
Физическим лицам, официально трудоустроенным в РФ, справка нужна в качестве подтверждения дохода при оформлении банковского кредита, пособий, пенсии, расчете отпусков и больничных листов.
Индивидуальному предпринимателю 2-НДФЛ требуется в тех же ситуациях, что физическому лицу. Подтвердить доходы ИП может с помощью декларации 3-НДФЛ, в которой не учитывается НДС.
Порядок предоставления справки
Отчитаться по форме 2-НДФЛ по доходам всех сотрудников (признак документа «1») организация обязана до 1 апреля идущего за отчетным года. Подать справки с признаком «2» нужно до 1 марта следующего года. Они составляются по тем лицам, из заработка которых нет возможности удержать налог. Например, сотрудник получил материальную поддержку в связи с усыновлением малыша, которая НДФЛ не облагается.
С начала 2016 года представить 2-НДФЛ можно двумя путями.
- На бумаге через представителя фирмы (не более 25 штук). К справкам прикладывается 2 экземпляра реестра сведений о доходах, один из которых для налоговой. После проверки данных инспектор и представитель организации составляют два протокола приема сведений. Один получает доверенное лицо фирмы лично или по почте в течение десяти рабочих дней, второй остается в ИФНС.
- В электронной форме через интернет. При этом варианте дубликаты данных на бумаге или электронном носителе не нужны. Один файл должен включать максимум 3000 справок.
На следующий день после отправки сведений ИФНС вышлет извещение об их получении, а через 10 дней — протокол приема и реестр. В последнем фиксируются все прошедшие контроль справки. Документы с ошибками нужно исправить и пересдать только их.
Неправильно составленную справку организация может аннулировать. Для этого нужно указать в ней номер корректировки 99. В таком документе перед его отправкой в ИФНС указываются только данные работника, все показатели с цифрами нужно обнулить. Подтверждением принятия аннулированных документов будет протокол. Все значения налога в нем равны нулю. После его получения можно составлять и отсылать в налоговую «правильную» справку.
Таблица. Отличия в подаче формы 2-НДФЛ.
| Признак | Для работника | Для ИФНС |
| Законодательство | п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ | п. 2 ст. 230 НК РФ |
| Основание предоставления | Письменное заявление | Обязанность по закону |
| Срок предоставления | 3 рабочих дня | До 1 апреля следующего года |
| Число экземпляров | Неограниченно | 1 бланк на каждого работника |
| Способ предоставления | На бумаге или почтой | На бумаге или через интернет |
Ответы на вопросы про справку 2-НДФЛ
Вопрос №1. Сотрудник фирмы прописан в другом регионе. Должна ли организация представить форму 2-НДФЛ по его месту регистрации?
Нет. Работодатель отчитывается только вперед той ИФНС, в которой стоит на учете.
Вопрос №2. Должна ли фирма выдать справку 2-НДФЛ работнику, который в течение года не имел облагаемых НДФЛ доходов?
Нет. В отношении данного сотрудника налог не исчислялся. Фирма в этом случае налоговым агентом не является, и выдавать данные не обязана. Бухгалтер может выдать справку с прочерками либо иной документ, подтверждающий отсутствие у работника дохода для обложения НДФЛ.
Вопрос №3. Может ли получить справку родственник сотрудника?
Может. Об этом должно быть написано в заявлении самого работника на выдачу ему 2-НДФЛ.
Вопрос №4. Работнику для оформления визы нужно подтвердить доходы за последние пять лет. За это время он сменил несколько мест работы. Некоторых работодателей человек не смог найти. Как поступить в такой ситуации?
В данном случае гражданин может получить необходимые сведения о доходах в ИФНС по месту проживания. Ему следует обратиться в налоговую с заявлением, написанным в произвольной форме.
Вопрос №5. Примет ли инспекция форму 2-НДФЛ при отсутствии в ней ИНН сотрудника?
Да. Это поле в форме заполнять необязательно.
Итак, справка 2-НДФЛ является необходимым элементом налоговой отчетности, а для физических лиц — подтверждением полученного у работодателя заработка. Получить данный документ у организации-работодателя вправе каждый гражданин, включая иностранцев.
Нужны оригиналы или копии документов и справок 2-НДФЛ? Надо ли их заверять?
Начнем с того, что в налоговом кодексе вообще нет требований о предоставлении справки по форме 2-НДФЛ совместно с декларацией 3-НДФЛ. Налоговая получает те же сведения, что указаны в справке, непосредственно от работодателя (или иного налогового агента) из поданной им декларации.
Несомненно, справка 2-НДФЛ облегчает проверку декларации налоговиками, поэтому лучше её всё-таки приложить, точнее её ксерокопию или скан при подаче через интернет (Личный кабинет налогоплательщика).
В статье 93 НК РФ сказано, что при истребовании документов налоговым органом: «Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.»
Если декларация подается очно или направляется Почтой России, то на ксерокопиях справок и подтверждающих документов нужно сделать надпись «Копия верна» и расписаться. Кроме того листы должны быть прошиты и пронумерованы.
Если декларация подается через Личный кабинет налогоплательщика, то прикладываются скан-образы документов. В этом случае, заверять прикладываемые документы собственноручной подписью не требуется. Электронной подписью вы одновременно подпишите и декларацию и все приложения.
В случае необходимости, налоговики могут запросить для ознакомления подлинники документов (договоров и т.п.), но это уже другая история.
Подача налоговой декларации через Личный кабинет налогоплательщика – это самый простой вариант. Советы по сканированию документов вы найдете в конце этой статьи.